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ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 1 ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Graduação ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 15 U N ID A D E 1 CONCEITOS DE SISTEMAS E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Nesta unidade apresentaremos a você os conceitos básicos, principais funções e objetivos dos sistemas de informação nas empresas. Também analisaremos por que os sistemas de informação são importantes no mundo empresarial de hoje e como eles estão transformando o mundo dos negócios corporativos. OBJETIVOS DA UNIDADE: Estabelecer as diferenças entre dados, informação e conhecimento; conhecer como funcionam os sistemas, subsistemas e a estrutura sistêmica das empresas; determinar as dimensões dos sistemas de informação com relação à organização, às pessoas e à tecnologia; entender os objetivos organizacionais dos sistemas de informação no contexto da empresa e em relação a sua sobrevivência no mercado; entender como os sistemas de informação estão mudando o ambiente de negócios e podem influenciar sua carreira. PLANO DA UNIDADE: • Sistemas de informações: conceitos e definições. • Conceitos de sistemas. • O sistema empresarial e seus subsistemas. • Estrutura sistêmica das empresas. • Sistemas de informação. • Dimensões dos sistemas de informação. • Dimensão organizacional. • Dimensão humana. • Dimensão tecnológica. • Os objetivos organizacionais dos sistemas de informação. • Melhores decisões gerenciais. • Novos produtos e serviços. • Excelência nas operações. • Vantagem competitiva. • Sobrevivência no mercado. • A influência dos sistemas de informações na economia. • A importância dos sistemas de informação na sua carreira. Bons estudos! 16 UNIDADE 1 - CONCEITOS DE SISTEMAS E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO SISTEMAS DE INFORMAÇÃO: CONCEITOS E DEFINIÇÕES CONCEITO DE SISTEMAS Quando se fala em sistemas, a maioria das pessoas pensa em sistemas de computação e em computadores que automatizam as tarefas diárias no trabalho e na sociedade, mas o conceito de sistemas é muito mais amplo. Existem várias definições clássicas de inúmeros autores consagrados, tentando explicar o que é um sistema. De maneira mais clara e objetiva tentaremos a nossa. Podemos definir sistema como: • o conjunto de elementos interdependentes que se unem • ou um todo organizado • ou partes que interagem formando um todo único e complexo. Vamos tentar entender! Existem muitos sistemas que fazem parte do nosso dia-a-dia. Por exemplo, se olharmos para uma cidade como a do Rio de Janeiro, podemos afirmar que ela é um sistema urbano que possui interações com vários elementos que a compõem. São eles: • sistema de transporte; • sistema de água e esgoto; • sistema de controle de trânsito; • sistema de segurança pública e outros. Podemos afirmar ainda que um sistema possui subdivisões que são chamadas de subsistemas. Vamos então voltar ao sistema urbano carioca. Acompanhe o raciocínio! No sistema urbano cidade existe o subsistema de transporte, que por sua vez pode ser subdividido em transporte urbano (ônibus), transporte ferroviário (trens), transporte metroviário (metrôs) etc. A definição de sistema pode ser ainda dividida em dois tipos: • Sistema fechado: aquele que não sofre ação externa, ou seja, somente seus componentes possuem interação entre si; • Sistema aberto: aquele que sofre ação interna e externa, ou seja, além de existir uma interação entre os seus componentes, também sofre pressão dos componentes externos. Como outros sistemas ou subsistemas. O SISTEMA EMPRESARIAL E SEUS SUBSISTEMAS Quando examinamos uma empresa e suas atividades, podemos determinar facilmente que se trata de um sistema, pois os elementos que a compõem interagem. Subsistema: um sistema menor que possui elementos que fazem parte de um sis- tema maior. ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 17 E, mais ainda, podemos definir uma empresa como um sistema aberto, pois ela sofre interação dos seus subsistemas (departamentos, seções) e do ambiente externo (concorrência, sociedade, tecnologia, economia, legislação, etc...) A empresa está situada em um ambiente extremamente dinâmico e sofre pressões constantes tanto externas como internas. Dessa maneira, o sistema empresarial precisa ter agilidade de resposta para poder sobreviver no mercado em que se encontra. ESTRUTURA SISTÊMICA DAS EMPRESAS Uma empresa gera milhares de dados sobre seu funcionamento, como dados de produção, de vendas, financeiros, de recursos humanos etc. Mas a grande quantidade de dados existentes não teria qualquer importância se não pudéssemos organizá-los e classificá-los conforme a nossa necessidade. Os dados organizados e classificados para suprir um objetivo específico são chamados de informação. Como a empresa depende de informações precisas e confiáveis para a tomada de decisões, a busca por mecanismos que auxiliem os profissionais a definirem a melhor maneira de estudar as informações é de fundamental importância. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Agora que você entendeu o que é um sistema e suas estruturas, podemos definir o que é um sistema de informação. Vamos propor duas definições. A primeira mais genérica e a segunda mais técnica: 1. Sistema de informação – Sendo um subsistema da empresa, pode ser definido genericamente como todo e qualquer sistema que possui dados ou informações de entrada que tenham por fim gerar informações de saída para suprir determinadas necessidades; 2. Sistema de informação – Pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam, processam, armazenam e distribuem informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. Três atividades em um sistema de informações produzem as informações de que as organizações necessitam para tomar decisões, controlar operações, Dados: seqüência de fatos brutos que representam eventos que ocorrem nas empresas ou fora delas, an- tes de terem sido organiza- dos de forma compreensível para as pessoas usá-los. Por exemplo: números, tabelas, gráficos, sons, imagens etc. Informação: resultado do tratamento dos dados exis- tentes acerca de alguém ou de alguma coisa. A informa- ção aumenta a compreen- são e o entendimento dos dados apresentados. Exem- plo: a interpretação de uma tabela ou gráfico. 18 UNIDADE 1 - CONCEITOS DE SISTEMAS E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO analisar problemas e criar novos produtos ou serviços. Essas atividades são: a entrada, o processamento e saída. Para que você possa entender o esquema de um sistema de informação vamos definir sua estrutura de funcionamento: • Entrada – Responsável pelo registro ou coleta de todos os dados gerados na empresa em suas atividades diárias, tanto internas quanto externas; • Processamento – Processo de transformação dos milhares de dados gerados em informações úteis para o processo de tomada de decisões; • Saída – Transfere as informações processadas às pessoas que as utilizarão ou às atividades nas quais elas serão empregadas; • Feedback – Dados de saída que retornam à entrada do sistema para uma realimentação, com intuito de avaliar e corrigir eventuais erros de entrada. Fatores ambientais, como clientes, fornecedores concorrentes, governo, sindicatos etc. interagem com a organização e seus sistemas de informação. Existem dois elementos fundamentais para a tomada de decisões: as fontes de informação e as redes de comunicação. As fontes de informação dizem respeito à origem das informações ou onde elas estão localizadas. As redes de comunicação fazem a disponibilização, ou seja, levam estas informações a todos os pontos onde elas