Planilha de controle financeiro: como fazer e modelo grátis para a sua empresa
Uma planilha de controle financeiro é a ferramenta que você precisa para organizar as finanças do seu negócio. Afinal de contas, toda empresa deve manter o controle das suas entradas e saídas para verificar seus resultados ao final de um período.
O problema é que muitos empresários se perdem nas contas, gastam mais do que deveriam ou misturam com as suas finanças pessoais. Assim, eles prejudicam a saúde financeira e o desempenho da empresa como um todo — muitas vezes, de forma irreparável.
Por isso, trouxemos aqui uma solução que vai ajudar você a resolver esse problema. Você vai saber o que é uma planilha de controle financeiro, entender a importância dessa ferramenta e ainda baixar um modelo grátis para usar no seu negócio. Acompanhe agora e aproveite!
O que é uma planilha de controle financeiro?
A planilha de controle financeiro é uma ferramenta essencial para organizar as finanças da sua empresa e fazer seu negócio prosperar.
Você pode gerenciar as entradas e saídas da sua empresa, monitorar o fluxo de caixa, categorizar as receitas e despesas e identificar os resultados do período de operações do seu negócio.
De um lado, a planilha registra e calcula as receitas, em diferentes categorias de entrada de dinheiro na empresa. De outro lado, ela soma as despesas, que reúnem as diferentes categorias de saídas do caixa. Assim, a cada mês e ao final do ano, você vai saber o saldo e os resultados financeiros das operações do seu negócio.
Esse é o funcionamento básico de uma planilha financeira, mas o formato e a disposição dos dados podem variar bastante. As classificações de receitas e despesas em categorias também são variáveis, de acordo com a realidade de cada empresa.
Além disso, é possível criar a planilha em diferentes softwares ou até mesmo à mão. O que mais importa é contar com uma ferramenta que facilite os cálculos e as rotinas de controle.
O que é uma planilha de controle financeiro empresarial?
O controle financeiro empresarial é o conjunto de práticas e ferramentas que permitem organizar, registrar e monitorar as movimentações do caixa e os resultados financeiros de um negócio.
Essa atividade faz parte da área financeira de uma empresa, que engloba também o planejamento, definição de orçamentos, otimização de custos, maximização de lucros, entre outras.
Todas essas atividades dependem do controle financeiro, que concentra os dados das movimentações financeiras e possibilita a sua análise para a tomada de decisões. Assim, a empresa pode melhorar a sua gestão financeira e fazer o negócio prosperar.
Muitas vezes, é preciso tomar decisões para melhorar o desempenho do negócio, como reduzir custos ou fazer investimentos. Então, o controle financeiro fornece os dados do histórico para mostrar quais categorias geram maiores despesas ou se há caixa disponível para investir na empresa, por exemplo.
Então, o controle oferece uma visão ampla sobre a realidade financeira do negócio, a fim de tomar melhores decisões que garantam a sua saúde financeira.
Regime de caixa vs. Regime de competência
O controle financeiro empresarial pode ser registrado por meio do regime de caixa ou do regime de competência. Ao utilizar uma planilha de controle de gastos, é preciso definir qual regime você vai utilizar, já que eles trazem resultados diferentes.
O regime de caixa registra a movimentação na data em que o dinheiro entrou ou saiu da empresa. Nesse caso, se você fez uma venda a prazo, a entrada deve ser registrada a cada mês que as parcelas entrarem. Dessa forma, você tem uma visão apurada sobre o saldo atual do caixa da empresa.
Já o regime de competência registra a movimentação na data em que ela ocorreu, independentemente de quando o dinheiro vai entrar. Assim, se a venda for a prazo, o registro é feito na data da venda, no valor total, mesmo que tenha sido em várias parcelas. Com isso, você tem uma visão dos resultados das receitas e despesas, não exatamente do caixa.
Ter a visão completa, tanto do saldo do caixa quanto dos resultados financeiros, é essencial para a tomada de decisões na gestão financeira. Por isso, é interessante usar ferramentas que oferecem as duas perspectivas.
Para que serve uma planilha de controle financeiro?
Uma planilha de controle financeiro é uma ferramenta útil para manter as finanças em dia e ter uma visão completa sobre as suas receitas e despesas.
Entenda a planilha como um grande painel que concentra os dados sobre a sua realidade financeira. Isso ajuda a tomar melhores decisões estratégicas, desde o corte de gastos até novos investimentos, de maneira que a empresa cumpra seus objetivos sem prejudicar sua saúde financeira.
Muitos gestores, especialmente de pequenos e médios negócios, têm dificuldades de cuidar das suas finanças. Muitas vezes, eles não têm afinidade com os números, misturam com as finanças pessoais ou simplesmente não têm disciplina para manter registros das movimentações do caixa.
O problema é que isso pode trazer grandes prejuízos para a saúde financeira empresarial e, consequentemente, para a sustentabilidade do negócio.
Então, uma planilha de controle financeiro ajuda a organizar as finanças, separá-las por categorias e identificar como está seu desempenho. Além disso, uma planilha simples e fácil de mexer ajuda a manter a regularidade dos registros, o que é essencial para a avaliação dos resultados.
Quais os benefícios da planilha de controle financeiro para a sua empresa?
Para entender melhor o que você ganha ao usar uma planilha de controle financeiro, trouxemos aqui os principais benefícios dessa ferramenta para o seu negócio:
Monitorar os resultados
De olho nos registros financeiros da planilha, você pode saber como foi o seu mês ou ano de operações. Assim, é possível controlar melhor os gastos em excesso e identificar se a empresa está atingindo seus objetivos de faturamento.
Classificar receitas e despesas
A planilha de controle financeiro permite criar categorias para as receitas e despesas. Dessa forma, você pode identificar que tipos de saídas geram mais prejuízo para o seu negócio ou quais entradas dão mais retorno financeiro. Na hora de definir estratégias de negócio, essas informações vão embasar melhor as decisões.
Ter previsibilidade
Se você registra o histórico do desempenho financeiro, é possível entender os padrões e sazonalidades das receitas e despesas ao longo do ano. Assim, você ganha previsibilidade para planejar o futuro, sabendo com mais certeza quanto deve receber e quanto pode gastar.
Facilitar os cálculos
Muita gente ainda usa o caderninho ou o livro caixa para registrar suas movimentações. Então, a planilha financeira torna essa tarefa muito mais prática, com o uso de fórmulas que calculam os resultados de forma mais rápida e precisa.
Ter registros contábeis
A planilha de controle financeiro também é uma ferramenta de contabilidade empresarial. Os registros servem para que o seu contador demonstre os resultados da empresa e feche o ano contábil com dados confiáveis.
Como montar uma planilha de controle financeiro empresarial?
Você pode montar uma planilha de controle financeiro empresarial em diferentes ferramentas, como Excel, Google Planilhas ou até à mão. Mas o ideal é contar com uma ferramenta que faça os cálculos para você.
Na nossa planilha financeira grátis, utilizamos o Excel, que oferece diversas opções de fórmulas, gráficos e tabelas dinâmicas para otimizar o controle financeiro. Você pode usar essa planilha como modelo para o seu negócio.
Para montar a planilha, é importante que ela cumpra os interesses da empresa. Por isso, os campos devem ir ao encontro da sua realidade, com categorias de despesas e receitas alinhadas ao negócio. Então, comece a montagem da planilha identificando suas principais fontes de receitas e despesas.
O que uma planilha de controle financeiro deve ter?
Embora a planilha seja personalizável para cada empresa, ela deve conter alguns campos para proporcionar um controle efetivo das finanças:
- Controle de fluxo de caixa;
- Divisão das movimentações em receitas e despesas;
- Categorização das receitas e despesas;
- Divisão das movimentações mês a mês;
- Totalização dos resultados do ano.
Planilha de controle financeiro grátis para a sua empresa
Para facilitar o controle financeiro da sua empresa, criamos uma planilha de Excel que permite organizar as finanças do seu negócio.
Você pode baixar gratuitamente agora mesmo e começar a anotar as receitas e despesas mês a mês, a fim de avaliar seus resultados periodicamente e ao final do período de um ano. Dividimos as finanças em categorias e subcategorias, mas você pode alterar, incluir ou excluir de acordo com a realidade da sua empresa.
Principais funções da planilha de controle financeiro
Na nossa planilha de controle financeiro grátis, você pode controlar as finanças do seu negócio no período de um ano. A planilha cumpre as funções de:
- Organizar suas receitas e despesas por categorias;
- Organizar o financeiro da empresa mensalmente;
- Ver o resultado financeiro final do seu negócio.
As receitas e despesas estão divididas em categorias e subcategorias, para que você possa identificar o que está dando mais retorno ou gerando mais despesas. Além disso, as abas da planilha estão divididas por mês, de forma que você possa fazer uma avaliação periódica dos seus resultados. Isso vai facilitar a sua gestão.
Passo a passo para usar a sua planilha de controle financeiro
Depois de baixar a planilha de controle financeiro grátis, você vai ver como é simples organizar e manter as finanças em dia. A seguir, vamos mostrar os passos para usar essa ferramenta da melhor forma:
1. Categorize as receitas e despesas
Ao abrir a planilha, vá até a aba de “Categorias” e defina todas as categorias e subcategorias das receitas e despesas do seu negócio. Estes são alguns exemplos:
- Categoria: Receitas / Subcategorias: Rendimentos PF não-assalariados, Receitas de aluguéis, Lucros na venda de bens patrimoniais etc.
- Categoria: Receitas de vendas de mercadorias / Subcategorias: Mercadorias vendidas no Estado, Mercadorias vendidas para outro Estado, Mercadorias vendidas no Exterior etc.
- Categoria: Despesas / Subcategorias: Compras de mercadorias, Fretes e seguros sobre compras, Compras anuladas etc.
Sugerimos algumas classificações, mas altere o que for preciso para se adequar às necessidades do seu negócio. É só clicar e editar cada célula com a classificação que melhor identifica suas entradas e saídas.
2. Preencha as movimentações do caixa a cada mês
Depois, observe que a planilha tem abas correspondentes a cada mês do ano. Nessas abas, você deve inserir todas as movimentações do caixa e os lançamentos mensais. Preencha os dados desta forma:
- Na Data, informe a data do lançamento;
- Em Histórico, informe a descrição da movimentação financeira;
- Em Complemento, insira qualquer informação necessária que complemente a descrição;
- Em Categoria, preencha a categoria do lançamento de acordo com a aba anterior;
- Em Entrada ou Saída, preencha o valor correspondente ao lançamento, sendo Entrada para as receitas e Saída para as despesas;
É importante seguir o modelo que criamos e preencher os valores com atenção, para que os dados sejam computados corretamente na totalização dos resultados do período. Ao final da tabela, você pode ver os valores totais de cada mês, bem como o saldo final.
Atenção ao preencher a planilha de janeiro: você deve atualizar o saldo anterior com o valor correspondente ao saldo de dezembro do ano que passou. Assim, você vai ter o saldo correto, calculado automaticamente a cada mês.
3. Preencha o resultado financeiro
Você deve preencher a aba “Resultado Financeiro” quando for realizar o fechamento de final do ano, para calcular os resultados do período.
Nesta aba, você vai somar todas as despesas e receitas por categoria e ver o total geral de cada modalidade. À medida que preencher os dados, você vai ver também o saldo inicial, o saldo em caixa e o saldo em bancos se atualizarem automaticamente no gráfico disponível na planilha, que facilita a sua visualização.Ao final do preenchimento, você vai poder visualizar os resultados no período de um ano. Depois, é só enviar à contabilidade da sua empresa e encerrar o ano contábil.
Como manter o controle financeiro empresarial? 6 dicas para o seu negócio
A planilha de controle financeiro, por si só, não traz benefícios para o seu negócio. Você também precisa saber como lidar com o dinheiro da empresa para ter um melhor controle das suas finanças. A seguir, vamos ver algumas dicas de controle financeiro que vão além da planilha:
1. Registre os pequenos gastos
Pode parecer que uma impressão de papel ou uma passagem de ônibus não contam muito no resultado financeiro. Mas, se você somar vários pequenos gastos, eles podem ter um grande impacto. Então, registre e some tudo, mesmo que pareçam gastos insignificantes.
2. Separe finanças pessoais e empresariais
Um dos erros de empreendedores que mais acontece é misturar as finanças da pessoa física com as da pessoa jurídica. Mas isso tende a dificultar o controle e mascarar problemas das finanças da empresa. Por isso, saiba separar os gastos para não se perder nas contas.
3. Gaste com inteligência
É importante avaliar oportunidades de cortes de gastos, mas existem custos e investimentos essenciais para atender bem o seu cliente e fazer seu negócio crescer. Então, avalie quais são suas despesas imprescindíveis e não economize nelas — deixe para reduzir custos em outras áreas.
4. Mantenha a disciplina de controle
A planilha de controle financeiro só cumpre seu papel se você mantiver a regularidade nos registros. É preciso atualizar as movimentações mês a mês (se necessário, a cada dia ou semana) para manter os registros em dia e não perder nenhuma entrada ou saída.
5. Avalie os resultados
Não adianta anotar todas as receitas e despesas, totalizar seus resultados financeiros e não fazer a avaliação do desempenho. Aproveite a planilha para identificar oportunidades de melhorias nas estratégias da empresa e tomar melhores decisões para o futuro.
6. Utilize ferramentas para controle financeiro
Ferramentas para controle financeiro são essenciais para ajudar a manter a rotina de registros e facilitar os cálculos de saldos e resultados. Aqui oferecemos a planilha de controle financeiro, mas o ideal é trabalhar com um software de gestão que reúna o gerenciamento de várias áreas da empresa, inclusive o financeiro, em um só lugar.
Por que usar um sistema de gestão empresarial ERP para o controle financeiro?
Um sistema de gestão empresarial (ERP ou Enterprise Resource Planning) oferece diferentes módulos para facilitar o gerenciamento das áreas de uma empresa, como financeiro, estoque, vendas, contratos, emissão de notas e boletos.
Portanto, você também pode fazer o controle financeiro usando um sistema ERP online. Embora a planilha seja útil, ela é mais indicada para quem está começando a organizar e gerenciar suas finanças. Já o ERP oferece integrações e automações que tornam o controle financeiro mais preciso, ágil e eficiente.
Então, conheça o ERP da GestãoClick, um sistema online e completo para melhorar a sua gestão. Confira as funcionalidades e veja como elas podem facilitar o controle financeiro do seu negócio!