O que é uma parte interessada?
Uma parte interessada é um indivíduo, grupo ou organização que sofre o impacto do resultado de um projeto. Eles têm interesse no sucesso do projeto e podem estar dentro ou fora da organização que está patrocinando o projeto. As partes interessadas podem ter uma influência positiva ou negativa no projeto.
Há muitas pessoas envolvidas na execução de um projeto desde o início até a conclusão bem-sucedida. Você vai ter que saber como gerenciar cada um deles, mesmo aqueles que não trabalham diretamente para você.
Quem pode ser uma parte interessada? É uma longa lista. Alguns exemplos são os seguintes.
- Líder do projeto
- Alta gerência
- Membros da equipe do projeto
- Cliente do projeto
- Gestores de recursos
- Gerentes de linha
- Grupo de usuários do projeto
- Testadores de produto
- Grupo impactado pelo projeto à medida que avança
- Grupo impactado pelo projeto após sua conclusão
- Subcontratados do projeto
- Consultores do projeto
Uma parte interessada é uma pessoa, como qualquer outro membro do projeto, e alguns serão mais fáceis de gerenciar do que outros. Você terá que aprender a lidar com uma variedade de personalidades e certificar-se de que está tendo um diálogo produtivo com elas para saber os objetivos do projeto para os quais foi contratado.
Por que o gerenciamento das partes interessadas é necessário?
Você deve tratar as partes interessadas como faria com qualquer outra tarefa em sua lista de tarefas: priorizando-as. Ao longo de um projeto, uma parte interessada pode ser mais valiosa em termos de objeções do projeto do que outra, enquanto algumas partes interessadas podem exigir mais atenção do que outras.
Quando falamos de gerenciamento de partes interessadas, o que queremos dizer é criar um relacionamento positivo com suas partes interessadas, atendendo às suas expectativas e quaisquer objetivos que eles concordaram no projeto. Essa relação não é apenas concedida, no entanto. Deve ser conquistado. Você pode conquistar a confiança e construir um relacionamento positivo com as partes interessadas por meio de uma comunicação proativa e ouvindo suas necessidades.
Uma maneira de fazer isso é entrevistando as partes interessadas do projeto - não todas, mas certamente as mais importantes. Você pode precisar falar com especialistas para obter o histórico necessário para determinados campos ou grupos, então, quando você tiver conversas individuais com as partes interessadas, você estará bem informado e pronto para aproveitar ao máximo esse tempo junto.
Mas saiba que as partes interessadas não são infalíveis. Como observamos anteriormente, seu impacto pode ser tanto negativo quanto positivo. As partes interessadas podem ter informações imprecisas ou desatualizadas. É aí que sua parte de gerenciamento de partes interessadas entra em jogo. Você deseja examinar todos os dados que as partes interessadas fornecem como verdadeiros e precisos, para não tomar decisões importantes sobre o projeto com base nas agendas de outras pessoas.
Existe um processo para isso, como existe um processo para tudo em gerenciamento de projetos. Os principais pontos desse processo são descritos a seguir.
Documente Comunicações das Partes Interessadas
Faça isso formalmente em seu plano de projeto . Observe seus nomes e suas funções na organização que representam. Documente todas as conversas que você tiver com esses parceiros-chave do projeto, tanto para registrar seus interesses e solicitações, mas também para poder revisar suas informações posteriormente para precisão. Se você estiver conduzindo entrevistas, pergunte às partes interessadas se você pode gravar essas conversas, pois qualquer registro de interação é importante documentar.
Aplicar processo
Em seguida, você deseja manter um processo de comunicação com as partes interessadas e certificar-se de que esse processo seja transparente, para que todos saibam o que esperar. Isso inclui solicitações de projeto ou feedback , e como você documentará e responderá a essas solicitações deve estar sujeito a um processo formal de revisão e aprovação. Isso permite que as partes interessadas saibam que as solicitações estão sujeitas a revisão e que você tem um processo ao qual adere para essas solicitações formais. Isso protege ambas as partes de mudanças de escopo e falhas de comunicação que podem impactar o projeto.
Fornece relatórios de status frequentes
É crucial fornecer relatórios regulares e oportunos sobre o andamento do projeto, apropriados para as partes interessadas. Você pode entrar em detalhes com os membros da equipe, enquanto os executivos vão querer mais uma visão geral. Portanto, adapte os relatórios ao público. Não se esqueça de acompanhar também as partes interessadas, fazendo perguntas para ver se eles têm algum feedback. Dessa forma, você os gerencia, e se comunica com eles de forma proativa, para saber se há descontentamento ou se alguma decisão foi tomada que impactará o projeto.
Dissipar mitos
Seu stakeholder pode estar trabalhando em vários projetos , o que significa que eles não terão a mesma proximidade com o projeto que você. Mas isso não significa que eles não estejam obtendo outras informações sobre o seu projeto de outras fontes. Você não quer que eles fiquem sujeitos a fofocas ou obtenham informações incorretas que possam influenciar suas opiniões no projeto. Se eles fizerem uma suposição ou obtiverem informações incorretas, você precisa cortar o veneno pela raiz e fornecer a verdade a eles. Às vezes, eles podem não querer ouvir essa verdade, mas é melhor que venha de você, para que você possa controlá-la e gerenciá-la.
Análise das Partes Interessadas: Identificando as Partes Interessadas
Se seus stakeholders não estão satisfeitos com os resultados de um projeto, você falhou. Portanto, para concluir um projeto com sucesso, é essencial obter um entendimento claro de quem são seus stakeholders, quais são suas expectativas e o que os motiva. Esse processo é chamado de análise das partes interessadas.
O que é a análise das partes interessadas?
A análise das partes interessadas identifica e prioriza as partes interessadas antes do início do projeto. Ele organiza as partes interessadas em grupos de acordo com o quanto participam do projeto, qual é o seu nível de interesse e quanta influência têm. Uma vez que essas pessoas estejam identificadas e organizadas, você deve descobrir a melhor maneira de envolver cada parte interessada no projeto, incluindo os melhores canais de comunicação com base em suas necessidades. Nosso modelo de análise de partes interessadas pode ajudá-lo nesse processo.
A comunicação é fundamental para a análise das partes interessadas porque as partes interessadas devem aceitar e aprovar o projeto, e isso só pode ser feito com informações oportunas e visibilidade do projeto. O primeiro coloca o projeto em contexto, enquanto o último cria confiança. Tudo isso faz com que o projeto esteja em alinhamento estratégico com as partes interessadas e os objetivos gerais de negócios da empresa.
Identificando uma Parte Interessada do Projeto
Um bom lugar para começar a descobrir quem são as partes interessadas é revisando o termo de abertura do projeto , que documenta o motivo do projeto e indica o gerente do projeto. Entre as informações sobre objetos, orçamento, cronograma, premissas e restrições, patrocinador do projeto e alta administração, você pode discernir as partes interessadas.
Além disso, revise os contratos, pois as partes interessadas podem ser mencionadas nesses documentos. Existem fatores ambientais ou outras organizações com vínculos importantes com o projeto? Examine-os também, pois eles podem fornecer os nomes das partes interessadas. Por exemplo, se houver fatores ambientais ditados pelo governo, então o governo é uma parte interessada. Reveja seus regulamentos e padrões para se manter em boas condições com eles.
Diferença entre as partes interessadas internas e externas
Parte da identificação das diferentes partes interessadas é dividi-las em grupos. Existem dois campos básicos nos quais você pode colocar seus stakeholders: stakeholders internos e stakeholders externos. Isso determina seu relacionamento com a organização.
Uma parte interessada interna é alguém cujo interesse no projeto está diretamente relacionado a fazer parte da organização que gerencia o projeto. Eles podem ser membros da equipe, executivos, proprietários ou mesmo investidores na organização.
Stakeholders externos são aqueles que não estão diretamente relacionados à organização, mas são impactados pelo projeto até certo ponto. Normalmente são fornecedores, credores e grupos públicos.
O problema que surge com todas essas partes interessadas flutuando em torno do projeto é que muitas vezes seus interesses podem estar em conflito uns com os outros. Portanto, é fundamental que os gerentes de projeto não apenas identifiquem essas partes interessadas, mas também elaborem um plano para gerenciar suas expectativas às vezes contraditórias.
Por que é importante
A análise das partes interessadas é uma forma de obter ajuda dos principais participantes do projeto. Depois de determinar quem são esses principais interessados, você pode trazê-los para o início para ajudar a alinhar o projeto com os objetivos estratégicos. A experiência deles ajuda um projeto a evitar armadilhas e obter sua ajuda constrói relacionamentos mais fortes. Eles também podem ajudar na resolução de conflitos durante a execução do projeto.
As partes interessadas também são cruciais para fornecer os recursos de que você precisa para fazer o projeto da maneira certa. Quando há uma boa comunicação entre uma parte interessada e um gerente de projeto, a parte interessada pode ajudar a fornecer as pessoas, ferramentas e outros recursos necessários para realizar o projeto.
O processo de passar por uma análise das partes interessadas também é uma forma de construir uma relação de confiança com as partes interessadas. Depois de ter uma linha de comunicação aberta com as partes interessadas, desenvolver um bom relacionamento e mostrar transparência no projeto, você incentiva a confiança. Esses elementos devem ser considerados em seu plano de gerenciamento das partes interessadas.
Mapeamento de partes interessadas e como fazê-lo
A análise das partes interessadas usa uma técnica chamada mapeamento das partes interessadas. Antes de começar, você deve primeiro decidir o foco do projeto. Isso determinará quem é mais importante em termos de partes interessadas. Depois de descobrir isso, você pode seguir estas etapas.
Liste as partes interessadas
Conforme observado acima, as partes interessadas vêm em todas as formas e tamanhos. Embora seja importante estreitar o foco que vem depois. Neste ponto, você deseja listar todas as partes interessadas, independentemente do nível de importância delas para o projeto. Ao listar seus stakeholders, lembre-se de que eles se enquadram em duas categorias principais: aqueles que são afetados pelo projeto e aqueles que contribuem para ele.
Analise as partes interessadas
Quais são as funções e expectativas de todas as partes interessadas que você listou acima? Algumas partes interessadas terão mais importância para o projeto e suas expectativas terão mais impacto do que outras. É aqui que você faz essas determinações.
Você pode discernir isso usando uma matriz de influência-interesse, que é uma caixa dividida em quatro seções. Você deve colocar seus stakeholders em uma das quatro caixas com base em seus interesses e níveis de influência.
A parte superior da caixa é dividida em duas seções: mantenha-se informado e gerencie de perto.
A metade inferior da caixa também é dividida em duas seções: contato mínimo e manutenção da satisfação. Qualquer pessoa colocada à direita da caixa tem mais influência, enquanto qualquer pessoa colocada perto do topo da caixa tem mais interesse. Se um stakeholder for colocado no canto superior direito, ele terá muito interesse e influência, o que o tornará um jogador importante no projeto.
Priorizar as partes interessadas
Depois de ter uma lista completa, você pode começar a priorizá-los por importância para o projeto. Decida quem entre eles tem mais influência no projeto e é afetado por ele. Você pode usar a matriz de influência-interesse novamente para ajudar a priorizar as partes interessadas.
Não se esqueça de que o status de seus stakeholders não é estático, eles podem mudar ao longo do projeto. A análise das partes interessadas não é uma coisa única, mas é um processo que deve continuar ao longo do projeto.
Envolva as partes interessadas
Finalmente, com as informações criadas em seu mapa de partes interessadas , você descobre como engajar suas partes interessadas. Este é o processo pelo qual você conquista as partes interessadas, obtém sua compreensão e apoio para ajudar a impulsionar o projeto, colocando-o no curso certo. Isso leva a um plano de comunicação que descreve o canal e a frequência das comunicações entre você e cada parte interessada. Você pode usar nosso modelo de plano de comunicação para começar.
Como fazer um plano de gestão das partes interessadas
Para resumir todas as lições que você acabou de aprender e colocá-las em prática, siga estas cinco etapas para garantir que todas as suas bases no plano de gerenciamento das partes interessadas sejam cobertas.
1. Liste suas partes interessadas
O primeiro passo para qualquer bom plano de gerenciamento das partes interessadas é conhecê-las.
2. Priorize suas partes interessadas
Observe quais partes interessadas terão uma influência maior sobre o projeto e em que estágio sua influência será menor ou maior.
3. Entreviste suas partes interessadas
Trabalhar com novos stakeholders pode ser complicado no início - alguns são mais fáceis de gerenciar do que outros. Dependendo do tipo de projeto, haverá muitas vozes de fora da empresa com diferentes personalidades e demandas, ou muitas vozes dentro da empresa com objetivos conflitantes. Aqui estão alguns exemplos de perguntas da entrevista com as partes interessadas para fazer para obter uma classificação:
- Por que você está interessado neste projeto?
- Quais são suas expectativas para este projeto?
- Se você tem uma equipe envolvida, o que espera dela?
- Em quais produtos você está mais interessado?
- O que o inspirou a se envolver neste projeto?
- O que você espera que este projeto mude após o lançamento?
- Com que rapidez você vê este projeto sendo implementado?
- Se você tem uma opinião positiva sobre este projeto, por quê?
- Se você se preocupa com este projeto, por quê?
- Você prefere reuniões pessoais, reuniões por telefone ou e-mail?
4. Desenvolva sua matriz
Um rápido modelo de um quadrante para classificar suas descobertas o ajudará a distinguir facilmente aqueles com alto interesse, alta prioridade e baixa prioridade. Também ajudará a separar todos os intermediários.
5. Definir e gerenciar as expectativas
Identifique claramente em quais estágios cada parte interessada principal estará envolvida e os prazos pelos quais seu feedback é necessário. Inclua um horário de expediente para que eles entrem em contato com você facilmente, para que tenham tempo para fornecer feedback em um ambiente privado ou em grupo. Como sempre, seja realista, transparente e honesto em todas as fases do projeto - seus stakeholders podem dizer e vão agradecer por isso.
Por que um plano de gerenciamento das partes interessadas é importante?
As partes interessadas desempenham um papel fundamental em fazer seu projeto acontecer. Eles acreditam no projeto e estão dedicando tempo, dinheiro e recursos ao seu projeto. Sem uma gestão adequada, eles podem tornar as coisas extremamente desajeitadas com muita burocracia complicada ao longo do caminho.
Benefícios de comunicação
Os planos de gerenciamento das partes interessadas também são importantes do ponto de vista de RP. Considere isso - as partes interessadas não trabalham sozinhas; eles ouvem sobre o progresso do projeto de outros recursos e partes interessadas envolvidas.
É importante que os interesses deles sejam mantidos intactos e que você não se depare com a testa franzida de uma parte interessada frustrada que ouviu más notícias. Manter essa linha de comunicação aberta é o passo mais importante para um bom plano de gerenciamento das partes interessadas.
Os riscos de não ter um plano de gestão das partes interessadas
Mais uma vez, os stakeholders fazem o mundo girar. Eles são seus investidores, clientes, vizinhos, produtores. Eles podem ser seus maiores torcedores ou podem tornar o projeto lento para um rastreamento.
Como as partes interessadas geralmente envolvem vários contatos principais em muitas vias diferentes, é importante comunicar-se com eles de forma eficaz e eficiente . Sem entrevistá-los com antecedência ou avaliar sua prioridade ou interesse, você pode acabar girando em torno de tentar validar os requisitos de um stakeholder com baixa prioridade e baixo interesse, deixando aqueles com alta prioridade se sentindo frustrados com o processo.
Pior ainda, você pode configurar sua organização por falta de fundos no próximo projeto ou por uma experiência ruim do cliente. Não deixe sua organização vulnerável à falta de recursos, fundos ou tempo.
Como lidar com partes interessadas difíceis
O que você faz ao lidar com partes interessadas difíceis? Não importa o quão teimosos possam parecer, existem maneiras de construir relacionamentos melhores. Aqui estão sete dicas para ajudá-lo a ganhar o apoio deles:
1. Aceite a autoridade deles: não lute contra ela
É melhor escolher suas lutas ou você sempre estará em guerra. Ao lidar com as partes interessadas, há momentos para discordar, mas esses momentos são poucos e distantes entre si. Em vez disso, ceda aos pedidos menores. As partes interessadas estão em uma posição de autoridade e você deve reconhecer essa estrutura hierárquica. Isso poupa você de alguma tristeza, mas também planta as sementes da confiança. Seus stakeholders irão respeitá-lo, acredite ou não, e provavelmente se afastarão de suas formas argumentativas até certo ponto.
2. Remova as emoções negativas
É fácil se emocionar. O que começa como um desacordo, se transforma em uma onda de raiva e ressentimento. Crianças têm acessos de raiva, não profissionais. Além disso, as crianças não se apegam a essas emoções negativas. Podemos aprender com isso. Não é errado ficar bravo, mas é um problema ceder a essa negatividade e, pior, continuar acariciando aquele fogo. Isso só vai destruir o seu relacionamento com os stakeholders, e todo o projeto com ele.
3. Compreenda a negatividade deles
Parte do desenvolvimento de um relacionamento compassivo é ter empatia. Empatia é a capacidade de sentir as emoções dos outros e deve ser incorporada a qualquer estratégia de gerenciamento das partes interessadas. Se você puder dar um passo atrás, reconhecer o que eles estão sentindo e depois trabalhar para remediar isso, você está no caminho da iluminação e de um projeto bem-sucedido.
4. Peça conselhos e ouça
Freqüentemente, as partes interessadas difíceis são difíceis por um motivo. Alguns têm personalidades difíceis, é claro, mas outros podem estar agindo da maneira que agem porque se sentem desconhecidos. Imagine como você reagiria se pensasse que ninguém estava te ouvindo. Portanto, tente ficar quieto, quieto e aberto. Ouça o que eles têm a dizer e até mesmo peça conselhos. Esta não é apenas uma técnica psicológica, mas prática em termos de gerenciamento de seu projeto.
5. Seja diplomático e honesto
Às vezes, haverá razões válidas para o conflito. Quando eles ocorrem no projeto, você não pode simplesmente varrê-los para debaixo do tapete. Seu trabalho é trazer um projeto de sucesso dentro das expectativas de qualidade de seus stakeholders. Se você perceber que eles estão agindo contra seus melhores interesses, é sua tarefa resolver isso. Mas para transmitir a ideia, você não deve apenas ser honesto, mas diplomático. Ninguém gosta de ouvir que está errado, então encontre uma maneira de dizer isso em outras palavras ou, melhor ainda, não fale de certo e errado, mas do projeto e de suas necessidades.
6. Faça com que se sintam bem
Aplicar manteiga também ajuda. Você não quer ser insincero, mas se você pode fazer seus stakeholders se sentirem bem, então não há quase nada que eles não farão por você. Mesmo o mais difícil vai mudar de tom. Não lisonjeie, claro, faça um bom trabalho. É onde estão os corações de seus stakeholders e é assim que você os fará felizes.
7. Adapte sua comunicação
Nem todas as partes interessadas são iguais. Você precisa conhecer bem seus stakeholders. Assim como você define quem eles são no início de um projeto, você desejará determinar qual é o melhor caminho para a comunicação. Isso pode ser prático, como você prefere mensagens de texto, e-mail, telefonemas ou reuniões presenciais? Mas também é psicológico. Alguns podem querer que você aumente um pouco o ego deles, outros podem achar isso falso e o tiro sairá pela culatra em você. Conheça seus stakeholders e adapte suas comunicações para atender às necessidades e personalidades deles.
Teoria das partes interessadas: o que é e por que é importante
As partes interessadas podem influenciar tudo e todos em um projeto ou organização, incluindo a alta administração, líderes de projeto, membros da equipe, clientes, usuários e muitos outros. Com tantas maneiras de influenciar um projeto, como gerente é fundamental priorizar e focar apenas nas partes interessadas mais importantes, aquelas com poder, proximidade e urgência.
Este é o começo da teoria das partes interessadas. A teoria das partes interessadas aborda a ética empresarial, a moral e os valores ao gerenciar as partes interessadas envolvidas em um projeto ou organização. Busca otimizar o relacionamento com as partes interessadas, melhorando a eficiência em todo o projeto ou organização.
Benefícios da Teoria das Partes Interessadas
A teoria das partes interessadas postula que uma empresa só tem sucesso quando entrega valor às partes interessadas, e esses valores podem vir de muitas formas, além dos benefícios financeiros.
Impacto nos funcionários e clientes
Um dos valores produzidos pela teoria das partes interessadas inclui maior produtividade em toda a organização. Se os funcionários, que são considerados stakeholders, sentirem que estão sendo valorizados, então trabalharão mais e serão mais produtivos.
Isso também significa que as empresas terão maior retenção de seus funcionários, mas também de clientes. Se a produtividade aumentar, o produto ou serviço entregue ao cliente será melhorado. Com essa melhoria, vem mais lealdade do cliente, especialmente porque ele é uma das muitas partes interessadas que a empresa considera ao tomar decisões. Os clientes também estão mais propensos a encaminhar outros clientes para a empresa.
Aumento do investimento
Tudo isso está gerando mais investimentos por parte dos financiadores. Eles também, é claro, são partes interessadas. Embora às vezes sejam considerados os únicos interessados ou os mais importantes para uma empresa, pois controlam o nível de capital, eles estão realmente conectados a outros interessados. À medida que outras partes interessadas são avaliadas, o valor da empresa cresce e os investidores têm mais probabilidade de adicionar dinheiro à produção para aproveitar essa maior participação de mercado.
A partir daí, não é apenas o capital que é injetado na empresa, mas o talento. Todos amam um vencedor e, à medida que a empresa cresce e domina por causa de seu cuidado com as partes interessadas, inevitavelmente atrairá novos talentos para suas portas.
Benefícios Éticos
A teoria das partes interessadas impulsiona mais do que lucros e produtividade. Existem benefícios éticos em praticá-la também. As empresas descobrem que a saúde mental da força de trabalho melhora muito à medida que aumenta a satisfação com o trabalho. Também elevará o status socioeconômico da empresa na comunidade local. Quando uma empresa pratica a teoria das partes interessadas, isso cria uma concorrência saudável entre outras empresas, onde todas podem prosperar e ajudar a beneficiar seus stakeholders.
Desvantagens da Teoria das Partes Interessadas
Alguns críticos, como o filósofo político Charles Blattberg, dizem que a teoria das partes interessadas é problemática. Eles afirmam que os interesses de várias partes interessadas não podem ser equilibrados entre si.
Isso ocorre porque as partes interessadas representam um grupo muito grande e diversificado. Você não pode agradar a todas as partes interessadas. Uma ou mais partes interessadas terão que ficar em segundo plano em relação a outras partes mais dominantes, o que provavelmente criará discórdia. Isso interromperá os benefícios associados à teoria das partes interessadas.
Além disso, quem terá mais influência? Algumas partes interessadas podem descobrir que não estão afetando as decisões tanto quanto outro grupo. Os diferentes níveis de poder e esferas de influência podem ser um problema. Mesmo aqueles com aparentemente mais influência podem achar que não estão conseguindo o que desejam.
O princípio fundamental do engajamento das partes interessadas é a comunicação . Aqui estão algumas dicas importantes para garantir que a comunicação das partes interessadas permaneça forte e eficiente:
- Certifique-se de que as mensagens sejam direcionadas e entregues em tempo hábil
- Consulte cedo e frequentemente
- Saiba que as partes interessadas são pessoas com sentimentos e precisam ser tratadas como tal para construir confiança
- Considere os riscos e oportunidades potenciais com cada parte interessada
- Compromisso
- Saiba como o sucesso é definido
- Tomar responsabilidade