A gestão de rotina é fundamental para empresas que pretendem otimizar seu desempenho e melhorar seus resultados operacionais. Isso porque a desorganização no fluxo de trabalho não só derruba a produtividade nos ambientes corporativos, mas ocasiona perda na qualidade de produtos/serviços e diminuição da eficiência operacional.
Por isso, é importante buscar no mercado técnicas que visem otimizar a performance das equipes para superar alguns dos desafios da atualidade. Entre eles, a falta de foco, a procrastinação e a dificuldade em estabelecer prioridades nas tarefas cotidianas. Para vencer esses desafios, confira 7 das melhores práticas de gestão de rotina existentes!
Definição de gestão da rotina
Gestão de rotina nada mais é do que um conjunto de ações que tem o objetivo de organizar as tarefas, projetos, metas e objetivos do seu dia-a-dia, seja no âmbito pessoal, profissional, etc.
Tais ações de gestão de rotina podem ser feitas através de ferramentas, aplicativos, softwares, planilhas, etc., e o foco é justamente monitorar processos e tarefas para que a rotina fique mais organizada e a pessoa consiga maior desempenho e produtividade no seu dia.
7 dicas para melhorar a gestão de rotina
1. Padronize processos
O gerenciamento de rotinas envolve uma série de ações e verificações cotidianas para que os profissionais consigam desenvolver corretamente suas atividades e obrigações. Para isso, é vital que todos esses processos estejam padronizados, pois, assim, pode-se ganhar velocidade e maior confiança na hora de executar as tarefas.
A padronização de processos também beneficia o trabalho em equipe, pois uma mesma atividade poderá ser realizada por vários colaboradores que saberão como devem executá-la — já que existirá uma forma padrão de realizá-la. Isso permite que a rotina se torne parte da equipe, e não de apenas um funcionário.
2. Defina projetos
A definição de projetos é importante para que se busque cumprir as rotinas traçadas, de modo que seja possível alcançar os resultados pretendidos dentro de um tempo programado.
Para isso, é necessário deixar bem claro que a não execução de determinadas tarefas estipuladas poderá ocasionar problemas de atrasos e até sobrecarga futura, dificultando a obtenção de metas maiores.
Leia também: Como Fazer um Projeto? Passo a Passo Completo e Simples
3. Monitore o desempenho
Para que a gestão de rotina dê certo, o grande diferencial se encontra no monitoramento do desempenho individual, grupal e da organização em relação aos projetos estipulados.
É preciso haver controle de tarefas e cobrança sobre a execução dos procedimentos previstos, caso contrário, dificilmente haverá uma melhora significativa na performance corporativa.
Isso se torna ainda mais importante no começo, quando a manutenção do status quo e a falta de motivação (ou pressão) para mudanças estão enraizadas no dia a dia das equipes.
Para contornar esses desafios, todo gestor precisa acompanhar de perto seus liderados, utilizando-se de planilhas, checklists, tabelas e outras ferramentas que permitam conferir o andamento das atividades individuais e do grupo.
Por meio do processo de monitoramento é possível ainda verificar ineficiências e problemas na execução de determinadas rotinas, as quais podem ser alteradas, ampliadas ou divididas entre mais colegas de equipe.
Dessa forma, pode-se corrigi-las e até mesmo planejar novos procedimentos visando melhorar a produtividade no trabalho.
4. Divida as rotinas por prioridade
Uma forma de melhorar a gestão de rotina e permitir a otimização do fluxo de trabalho é a divisão das rotinas conforme critérios objetivos e claros. Por exemplo, separar atividades críticas das normais.
Ou, ainda, utilizar sistemas baseados em tempo como o Software Neotriad, que permitem a classificação de procedimentos com entregas próximas como prioritários e deixando aqueles com maior prazo para depois.
Outras formas de se classificar podem incluir recursos envolvidos (quanto maiores, mais importantes), grau de impacto no funcionamento da empresa, nível de dificuldade e necessidade de colaboração de outros profissionais (tarefas coletivas primeiro, individuais depois).
5. Delegue tarefas
Um dos princípios da gestão de rotina é a execução correta das atividades dentro dos períodos estipulados. Por isso, deve-se abandonar hábitos centralizadores em prol da eficiência no cumprimento de prazos. Desse modo, é importante delegar rotinas para outros colegas baseando-se em dois critérios: prioridade dos procedimentos e capacidade dos profissionais.
O primeiro já foi visto na dica anterior. Nesse sentido, deve-se repassar primeiro tarefas que não precisem de atenção especial e possam ser feitas por outros facilmente. O segundo critério envolve entregar funções conforme as habilidades dos colegas ou liderados, promovendo esse tipo de atitude entre os demais membros da equipe.
Um dos erros fatais que muitos gestores cometem ao delegar é a escolha de um profissional sem habilidades para executar as atividades entregues. Isso pode gerar um efeito nocivo, pois erros ou ineficiência na execução dessas rotinas operacionais acabam frequentemente por aumentar a insegurança do gestor em descentralizar outras tarefas.
Leia também: As melhores formas de delegar: conheça 8 estratégias
6. Categorize rotinas operacionais
Uma prática valiosa e que pode ajudar a aumentar o desempenho na hora de executar tarefas rotineiras envolve a categorização de procedimentos em grupos por afinidades ou semelhanças.
Desse modo, pode-se estipular períodos para se realizar todas as tarefas ou atividades de uma mesma categoria, o que permite manter o foco por mais tempo em obrigações semelhantes.
Por outro lado, quando se tem obrigações muito distintas, a tendência é que se demore mais para se concentrar nelas, o que gera maior perda de tempo.
7. Busque formas e ferramentas para melhorar sua gestão de rotina
A adoção da gestão de rotina permite otimizar processos e procedimentos operacionais. Dessa forma, pode-se ainda facilitar a implantação de medidas que visem otimizar o fluxo de trabalho e promover a adoção de hábitos que melhorem a disciplina dos funcionários.
O uso de planilhas, agendas, notas e outras ferramentas organizacionais também pode ajudar a melhorar o controle das rotinas do dia a dia.
A aplicação de um sistema de recompensas é outro ponto interessante e que facilita a gestão de rotina. Ou seja, para cada período cujas obrigações foram cumpridas conforme as metas, um prêmio poderá ser concedido aos integrantes da equipe.
Dessa forma, gradualmente é possível implantar uma cultura empresarial voltada à execução correta e organizada dos procedimentos de trabalho, além do desenvolvimento de disciplina dentro das equipes.
É necessário ressaltar que a gestão de rotina não deve ser empregada somente nos setores operacionais, mas também em toda a área de gestão. Isso porque grande parte dos problemas de desempenho decorre da dificuldade dos gestores em se organizar, o que acaba prejudicando funcionários cujas atividades dependem de suas aprovações.
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