Como deve ser feito o controle de entrada e saída de materiais?

Toda empresa tem como objetivo crescer e se desenvolver de forma saudável dentro do mercado. Existem diversos caminhos a trilhar e pontos a aprimorar dentro da gestão de um empreendimento para que esse crescimento aconteça. Um dos pontos que necessita de muita atenção e que é de extrema importância para atingir este objetivo é o controle de estoque.

Seja para a gestão administrativa, seja para a gestão de capital de giro, o controle de almoxarifado é uma tarefa indispensável para que sua loja se desenvolva, reduza custos e lucre mais. Organizar o estoque significa controlar corretamente as mercadorias que mantêm seu estabelecimento funcionando. Esse processo deve ser bem definido, do mesmo modo que é fundamental contar com colaboradores qualificados e de confiança para ajudar nesta atividade tão importante. Afinal, você não quer sofrer prejuízos, não é mesmo?

Entretanto, seguindo algumas dicas simples de como fazer esse controle, sua empresa poderá tornar esse processo menos demorado e complicado. Acompanhe abaixo nossas dicas para manter esse importante setor da sua empresa sob controle: 

1. Arrume o local

Providencie um ambiente limpo para armazenar os itens e considere os efeitos climáticos, como temperatura, ventilação e umidade. Além disso, é fundamental se certificar de que foi escolhido um local para fácil movimentação das mercadorias e verificar como será realizada a locomoção interna (carrinho, empilhadeiras, pontes rolantes, entre outros).

2. Registre um documento de entrada e saída de estoque

Toda a movimentação do almoxarifado precisa ser catalogada por um documento de estoque. Isso deve ser realizado de forma religiosa, ou seja, nenhum deslocamento deve ser feito sem registro, nem mesmo quando o produto não fica no estoque por muito tempo.

Veja alguns exemplos de documentos de controle de almoxarifado:

• registro de chegada – notas fiscais integradas aos pedidos de compra
• registro de saída – notas fiscais anexadas às vendas
• solicitação de materiais – consumo interno (materiais de estoque, escritório e produtos de limpeza)

3. Padronize as mercadorias

Essa é uma medida bastante eficiente, pois ao separar os itens em categorias e grupos, você gera códigos exclusivos para evitar a duplicidade de cadastros — erro que pode prejudicar o inventário, gerando falhas nas conferências de rotina.

Portanto, as gôndolas e prateleiras devem apresentar etiquetas com descrições e cores padronizadas das mercadorias e ser organizadas em pontos específicos, a fim de facilitar a detecção de possíveis erros.

4. Faça inventários periódicos

A realização de inventários é crucial para alinhar os saldos em estoque sempre que necessário, e para verificar se as movimentações estão dentro do tolerável.

Existe também o método de conferência rotativa, cujo objetivo é conferir poucos produtos do armazém, por amostragem, e depois comparar com o seu saldo controlado. Essa atividade precisa ser periódica, mas com um intervalo maior que o inventário completo. 

5. Promova a queima de estoque

Uma das melhores formas de fazer o controle de almoxarifado é oferecendo os itens encalhados em promoções e liquidações estrategicamente programadas. É possível vendê-los por preços mais acessíveis para liberar espaço para a estocagem de novos artigos e recuperar o investimento. 

6. Conheça os tipos de controle de estoque disponíveis

Esse processo pode ser dividido pela periodicidade. Nesse caso, a classificação pode ser:

• Permanente: é o acompanhamento em tempo real e que prevê a reposição sempre que o limite mínimo de um item é atingido
• Temporário ou periódico: complementa a análise da gestão do estoque e é usado para manter o balanço patrimonial. Seu objetivo é evitar a falta de um produto.

Já na questão de mensuração, a divisão é de estoque:

• Físico: acompanhamento em relação à quantidade
• Valor monetário: cálculo de investimento dos custos de cada produto

Por fim, há 3 possibilidades para modelo de controle:

• Mínimo: permite a divisão em reserva e principal para que quando um for finalizado, o outro seja ativado. O intuito é evitar prejuízos ao giro das mercadorias;
• Renovação periódica: atende a demanda em quantidade mínima em períodos predeterminados até que seja feita a reposição futura;
• Fim específico: contempla uma necessidade predeterminada, caso de um evento temporário ou promoção.

7. Utilize um software de gestão

Contar com o apoio de um software de gestão para varejo ajuda muito. Com esse programa, você consegue determinar permissões de usuários que poderão dar baixa nas mercadorias e acompanhar alterações no estoque. Sem contar a possibilidade de ser notificado quando os produtos armazenados estão saindo pouco ou se está no momento de fazer novos pedidos.

Por meio do sistema, o gerenciamento de estoque fica mais rápido e proveitoso, uma vez que você terá em mãos dados completos e detalhados, que permitirão gerir melhor seu estabelecimento — desde a precificação até a melhoria de demandas operacionais.

Confira todas as funcionalidades disponíveis no módulo de estoque do Sistema Hiper:

• Ordem de produção
• Ficha técnica
• Entrada de inventário
• Conferência de estoque
• Cor e Tamanho

Como você pode perceber, existem diversas formas de cuidar do estoque da sua empresa, mas uma coisa é certa: esse controle é necessário para que você consiga oferecer uma experiência satisfatória para os seus clientes.

Esperamos que as dicas expostas neste conteúdo o ajudem a melhorar seu controle de almoxarifado. Ao colocá-las em prática, você saberá exatamente o que precisa ser feito para otimizar os processos do seu comércio e aumentar seu nível de competitividade perante a concorrência.

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