Qual é a diferença entre eficiência?

Que atire a primeira pedra quem nunca se confundiu com a definição e aplicação dessas duas simples palavras: Eficiência e Eficácia. Sem medo de afirmar, essa é uma das dúvidas mais frequentes da área de Negócios. Mas afinal, qual a diferença entre eficiência e eficácia? É possível ser eficiente, mas não eficaz?

Peter Drucker, o pai da Administração moderna, define os termos da seguinte forma:

“A eficiência consiste em fazer certo as coisas: geralmente está ligada ao nível operacional, como realizar as operações com menos recursos – menos tempo, menor orçamento, menos pessoas, menos matéria-prima, etc…”

“Já a eficácia consiste em fazer as coisas certas: geralmente está relacionada ao nível gerencial”.

Entendeu o porquê da confusão? As definições são muito parecidas! As palavras praticamente se repetem, apenas a ordem muda. Sendo assim, vamos aos exemplos para tentar desenrolar o caso:

Imagine um artesão antigo que faz sapatos, um sapateiro. Ele trabalha sob encomenda e sozinho. Sabe o que fazer. Tem que comprar couro, cola e cordões e depois fazer o sapato.

Qual é a sua preocupação?

Ele tem que ser eficiente, ou seja, deve fazer as coisas de forma certa com o menor uso de recursos e tempo possível, tem que dominar o processo, ser habilidoso e rápido. Isso é eficiência, fazer as coisas de forma certa. É diferente de eficácia, que significa fazer com que as coisas certas sejam feitas.

Porém, no caso do artesão, em virtude de trabalhar sozinho, eficiência e eficácia se sobrepõem. O conceito de eficácia surge quando há divisão de tarefas entre pessoas, quando aparece a possibilidade de se fazerem coisas que não sejam importantes, que não sejam as coisas certas. E essas podem ser feitas com muita eficiência.

Isso é muito comum nas empresas: um funcionário fazendo, com extrema eficiência, tarefas completamente inúteis, são os chamados “enxugadores de gelo”. E é exatamente aí onde o papel do gerente se torna fundamental.

Como assim? Eu explico, vamos ao segundo exemplo:

Imagine que haja um vazamento de água no escritório da diretoria. O primeiro funcionário, imediatamente, corre atrás de um pano, de um balde e de um rodo para retirar toda a água do ambiente. Ele foi eficiente, pois fez de maneira certa o que deveria ser feito. Poucos tempo depois, o vazamento volta a alagar a sala, e o nosso funcionário volta a correr atrás de um pano, de um balde e de um rodo para retirar toda a água. Essa é a típica descrição de um enxugador de gelo eficiente.

Por outro lado, o segundo funcionário procurou observar toda a sala e tentar encontrar a origem para o surgimento de tanta água, concluiu que vinha exclusivamente do banheiro instalado dentro da sala. Uma vez lá dentro, percebeu que a torneira estava aberta e simplesmente a desligou, eliminando todo o problema de vazamento. Este funcionário foi eficaz, pois fez o que era certo fazer para solucionar o caso. Ele pensou antes de executar.

No caso do sapateiro, a probabilidade de ele se empenhar em fazer as coisas que não são certas é mínima, pois seu universo de trabalho é muito simples; não há divisão de tarefas, ele faz tudo. Não há necessidade de gerência, que surge quando há separação ou distribuição de tarefas entre pessoas. Nesse caso, o objetivo final, o resultado a ser alcançado, pode não ficar bem nítido para todos.

Resumindo, a função do gerente, caso lhe perguntem, é levar as pessoas a fazer as coisas certas (eficácia), com a maior eficiência possível (menor uso de recursos, tempo, etc…).

Ficou claro?

Mesmo muitas vezes sendo tratadas como sinônimos, eficiência, eficácia e efetividade não significam a mesma coisa, mas estão interligadas. Ser eficiente é produzir o efeito esperado. Já eficácia significa uma virtude de tornar efetivo ou real. A eficiência, usualmente utilizada na expressão "eficiência energética", é o ato de “fazer certo as coisas”, enquanto a eficácia consiste em “fazer as coisas certas”.

No âmbito da administração de empresas e negócios, a diferença entre eficiência e eficácia torna-se mais acentuada. Exemplificando, o significado de eficiência é a classificação do comportamento de alguém que age com perfeição na realização de um determinado trabalho. Já o significado de eficácia não se limita apenas no cumprimento de um trabalho, mas sim na resolução total da situação.

Na organização de uma empresa, para se obter resultados eficientes é preciso que o time desempenhe tarefas eficazes.

Eficiência eficácia e efetividade: diferenças

O que é Eficiência?

A eficiência está diretamente ligada à racionalidade e à produtividade, ou seja, é o processo de executar exatamente o que foi planejado. Nesse sentido, ao conferir a característica ou qualidade de “eficiente” para algo ou alguém, refere-se à produção de algo útil de acordo com o que foi planejado, atendendo aos prazos, no menor tempo e gastando o mínimo de recursos possíveis.

Assim, o significado de Eficiência tem a ver com fazer mais e melhor com o mínimo possível. Por exemplo, na realização de um projeto de logística. Ser eficiente consiste em executá-lo com o mínimo de recursos possíveis, no menor tempo.

Quando falamos em eficiência, nos referimos a produzir de maneira correta (sem erros), utilizando os recursos disponíveis da melhor forma possível (sem perdas ou desperdícios) e sem elevar os custos do objeto de interesse.

Por exemplo: a eficiência da vacina CoronaVac (contra Covid-19), está relacionada com o efeito da vacina, ou seja, a redução dos casos graves, o que gera um grande número de hospitalizações e mortes perante aos que receberam o placebo (formulação sem efeito farmacológico para estudo comparativo).

O que é Eficácia?

Por um outro lado, conceito de eficácia diz respeito à qualidade ou característica daquilo que alcança os resultados ou efeitos esperados. Assim, este conceito está diretamente relacionado com o objetivo final. A partir disso, ou seja, quando se alcança o objetivo, temos o cumprimento de metas, foco, prazos etc.

Logo, eficácia tem relação com as tomadas de decisão e com alcançar resultados, independentemente dos custos e do tempo que isso acarreta. É, literalmente, saber o que deve ser feito.

Uma equipe eficaz é aquela que, além de realizar seus processos de maneira correta, também foca nos resultados e explora todo o potencial disponível. O grupo eficaz é aquele que acredita e se esforça para entregar o melhor trabalho possível.

Pensando nisso, um trabalho feito com eficiência, mas sem eficácia para a conclusão de determinado plano passa a ser inútil, pois não agrega em nada de substancial por melhor que tenha sido sua execução.

Por exemplo: a eficácia geral da CoronaVac refere-se às causas e/ou resultados dentro de um estudo clínico, ou seja, se a vacina de fato protegeu (gerou resposta imune) os voluntários, ou seja, se ela cumpriu com o seu papel.

Perceba que a eficiência se relaciona ao efeito de uma ação, enquanto que a eficácia refere-se às causas, comprovando se de fato, que o objetivo de uma ação foi devidamente cumprida.

Exemplo de eficiência e eficácia

Um homem, ao cavar um poço com perfeição, realiza um trabalho com eficiência; Por outro lado,  um homem que sabe o local correto para cavar o poço e achar água, executa um trabalho com eficácia.

No entanto, quando falamos sobre eficiência e eficácia, entramos no conceito de efetividade, que é um conceito que se refere à capacidade de ser eficiente e eficaz ao mesmo tempo.

O que é Efetividade?

Efetividade consiste em fazer algo o que deve ser feito, ou seja, atingir os objetivos de acordo com o planejado e, ao mesmo tempo, utilizar os recursos da melhor forma possível.

Para que uma equipe seja efetiva, é necessário que ela possua algumas características. São elas:

1. Proatividade: é o empenho em melhorar resultados mesmo sem solicitação ou até de estudar para ajudar a solucionar problemas e prever problemas futuros.

2. Sinergia: em uma empresa, sinergia é quando os membros da equipe conhecem e confiam no trabalho um do outro, cooperando para obter grandes resultados.

3. Busca pela melhoria contínua: o esforço diário leva ao progresso a curto, médio e longo prazo. É essencial que a gestão e os líderes invistam no treinamento e desenvolvimento de pessoas.

4. Senso de responsabilidade: toda empresa espera que os funcionários vistam a camisa e se dediquem ao máximo para entregar os melhores resultados, afinal o sucesso da empresa também é sucesso deles.

5. Alinhamento de ideias:  é o processo principal ao se começar um projeto novo. É importante escutar todos os envolvidos e que todos entendam o que deve ser feito. Quando a atividade for entregue ou está em andamento, é necessário o alinhamento novamente, para que todos compreendam a etapa em que a atividade está, discutam se é preciso mudar e trabalhem juntos para realizar as melhorias e alterações.

6. Liderança: todas as características acima fazem parte de uma liderança de sucesso. Além disso, um líder tem que ter empatia, inteligência emocional, criatividade e autoconhecimento.

Uma área que é eficiente e eficaz ao mesmo tempo, já produz com efetividade. Seu trabalho será resultado de muito esforço.

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Investimento e bons resultados

Um funcionário que cumpra os 3 conceitos (eficiência, eficácia e efetividade) não é fácil de se encontrar. Dizem que existem poucos que nasceram com as três características e as desenvolvem muito bem. Porém é mais do que possível investir para que um colaborador evolua para obter as três virtudes. Um funcionário que sente que está tendo valor dentro da empresa, é um funcionário que irá se empenhar muito mais.

O método irá empoderar o funcionário de modo que seus pontos fortes se tornem ainda mais significativos. Além disso, irá contribuir para que os pontos fracos, ou seja, as características sabotadoras, fiquem mais controlados.

Uma empresa que investe no desenvolvimento, vê que o funcionário tem potencial de progredir, portanto investirá nela mesma. É uma maneira de capacitar uma pessoa que pode se tornar um futuro talento. Isso irá incentivar o funcionário a buscar melhores ideias e formas de solucionar problemas. Basta olhar os resultados a médio e longo prazo para perceber como é importante aplicar recursos no desenvolvimento humano.

Como alcançar o melhor desempenho?

Uma organização capaz de produzir e entregar resultados de excelência é justamente aquela que aplica os três conceitos corretamente em seus processos.

No entanto, é necessário que a equipe de trabalho desenvolva um planejamento e execute da melhor maneira possível suas tarefas. Já a liderança eficiente, eficaz e efetiva, tem a função de administrar, liderar e, portanto, produzir bons resultados sem desperdício de tempo e custos.

Por fim, o resultado esperado, é que os funcionários, a empresa e os clientes sairão vencendo. Pois os colaboradores terão passado por um processo de capacitação e reconhecimento das suas habilidades, a empresa terá empregados que irão vestir a camisa e fazer de tudo por resultados melhores e os clientes terão um produto com mais qualidade ainda.

Confira também:

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