Qual a relação é o conceito de eficiência e eficácia na qualidade total?

É possível ser eficiente, mas não eficaz?

Que atire a primeira pedra quem nunca se confundiu com a definição e aplicação dessas duas simples palavras: Eficiência e Eficácia. Sem medo de afirmar, essa é uma das dúvidas mais frequentes da área de Negócios. Mas afinal, qual a diferença entre eficiência e eficácia? É possível ser eficiente, mas não eficaz?

Peter Drucker, o pai da Administração moderna, define os termos da seguinte forma:

"A eficiência consiste em fazer certo as coisas: geralmente está ligada ao nível operacional, como realizar as operações com menos recursos – menos tempo, menor orçamento, menos pessoas, menos matéria-prima, etc…"

"Já a eficácia consiste em fazer as coisas certas: geralmente está relacionada ao nível gerencial".

Entendeu o porquê da confusão? As definições são muito parecidas! As palavras praticamente se repetem, apenas a ordem muda. Sendo assim, vamos aos exemplos para tentar desenrolar o caso:

Imagine um artesão antigo que faz sapatos, um sapateiro. Ele trabalha sob encomenda e sozinho. Sabe o que fazer. Tem que comprar couro, cola e cordões e depois fazer o sapato.

Qual é a sua preocupação?

Ele tem que ser eficiente, ou seja, deve fazer as coisas de forma certa com o menor uso de recursos e tempo possível, tem que dominar o processo, ser habilidoso e rápido. Isso é eficiência, fazer as coisas de forma certa. É diferente de eficácia, que significa fazer com que as coisas certas sejam feitas.

Porém, no caso do artesão, em virtude de trabalhar sozinho, eficiência e eficácia se sobrepõem. O conceito de eficácia surge quando há divisão de tarefas entre pessoas, quando aparece a possibilidade de se fazerem coisas que não sejam importantes, que não sejam as coisas certas. E essas podem ser feitas com muita eficiência.

Isso é muito comum nas empresas: um funcionário fazendo, com extrema eficiência, tarefas completamente inúteis, são os chamados “enxugadores de gelo”. E é exatamente aí onde o papel do gerente se torna fundamental.

Como assim? Eu explico, vamos ao segundo exemplo:

Imagine que haja um vazamento de água no escritório da diretoria. O primeiro funcionário, imediatamente, corre atrás de um pano, de um balde e de um rodo para retirar toda a água do ambiente. Ele foi eficiente, pois fez de maneira certa o que deveria ser feito. Poucos tempo depois, o vazamento volta a alagar a sala, e o nosso funcionário volta a correr atrás de um pano, de um balde e de um rodo para retirar toda a água. Essa é a típica descrição de um enxugador de gelo eficiente.

Por outro lado, o segundo funcionário procurou observar toda a sala e tentar encontrar a origem para o surgimento de tanta água, concluiu que vinha exclusivamente do banheiro instalado dentro da sala. Uma vez lá dentro, percebeu que a torneira estava aberta e simplesmente a desligou, eliminando todo o problema de vazamento. Este funcionário foi eficaz, pois fez o que era certo fazer para solucionar o caso. Ele pensou antes de executar.

No caso do sapateiro, a probabilidade de ele se empenhar em fazer as coisas que não são certas é mínima, pois seu universo de trabalho é muito simples; não há divisão de tarefas, ele faz tudo. Não há necessidade de gerência, que surge quando há separação ou distribuição de tarefas entre pessoas. Nesse caso, o objetivo final, o resultado a ser alcançado, pode não ficar bem nítido para todos.

Resumindo, a função do gerente, caso lhe perguntem, é levar as pessoas a fazer as coisas certas (eficácia), com a maior eficiência possível (menor uso de recursos, tempo, etc…).

Ficou claro?

Muitas pessoas se perguntam qual a diferença entre eficiência e eficácia. É possível ser eficiente, mas não eficaz? Ou até mesmo eficaz, mas não eficiente?

No meio organizacional, estes conceitos são muito utilizados e se, para você, ainda restam dúvidas, vamos esclarecer no post de hoje.

Além disso, vamos abordar as formas que as empresas podem medir sua eficiência e eficácia, e, por fim, listaremos algumas características de pessoas altamente eficazes. Acompanhe.

Conheça os 3 Es: Eficiência, Eficácia e Efetividade

A diferença entre eficiência e eficácia básica é que a primeira está relacionada a como uma tarefa é executada.

Então, um funcionário pode ser bem eficiente se cumpre suas tarefas rotineiras no prazo, por exemplo. Já a eficácia está ligada aos fins daquela tarefa, ou seja, se o objetivo proposto foi alcançado, o resultado.

Vamos conhecer os 3 Es:

1. Eficiência
2. Eficácia
3. Efetividade

Cada um dos três Es tem um significado definido. Vamos lá!

1. Eficiência

Trata-se de fazer as coisas da maneira certa, mais adequada. Quando pensamos nessa palavra, logo surge uma expressão muito aplicada em Administração da Produção e Pesquisa Operacional: otimização de resultados.

Deve-se fazer o trabalho de forma habilidosa com o menor uso possível de recursos. Isso garante os melhores resultados para a pessoa e o menor desperdício de recursos.  

2.  Eficácia

Refere-se a fazer a coisa certa, ou seja, é o grau de alcance de um determinado objetivo.

Uma pessoa pode passar o dia ocupado no trabalho, resolvendo muitos problemas rapidamente. Porém se a tarefa dela não era resolver os problemas, ela não foi eficaz.

3.  Efetividade

Recorrente em tópicos de Estratégia Empresarial, esse termo se refere aos benefícios advindos à organização das ações certas feitas da maneira correta, resultando em ganho de competitividade de uma organização em face de seus concorrentes.

Por exemplo: um sapateiro passa o dia lavando roupas da melhor forma possível, utiliza pouco sabão e as peças ficam extremamente brancas.

Ele é muito eficiente, pois faz o que tem que ser feito da melhor forma possível. Porém, sua atividade é fazer e arrumar sapatos, portanto, ele não foi eficaz.

Indicadores de Eficiência e Eficácia

Além de saber a diferença entre eficiência e eficácia, é importante entender, na prática, a aplicação de cada um desses conceitos. Para medir a eficiência e/ou eficácia de processos, é possível utilizar indicadores.

Estes são sempre comparados às metas estabelecidas anteriormente, e, para entender sua evolução, é essencial medi-las periodicamente. Explicamos esses indicadores abaixo:

Indicador de eficiência

Compara os inputs com as entradas estabelecidas previamente. Ou seja, esse indicador verifica se foi possível realizar uma atividade com uma quantidade menor de recursos ou em menos tempo do que o estabelecido.

O objetivo é medir se o que se está fazendo é correto e a preocupação é encontrar o melhor processo. Um dos principais resultados que está em paralelo ao aumento de eficiência é a diminuição de custos.

Os indicadores de eficiência impactam indiretamente os clientes, pois eles estão mais relacionados a fatores internos, como a produtividade, diminuição de custos, redução de desperdícios e de utilização de recursos.

Indicador de eficácia

Compara os resultados com as metas previamente estabelecidas.

O objetivo é fazer a coisa certa, ou seja, ter um produto perfeito ao final do processo, não importando se o ele foi o mais barato ou utilizou menos recursos.

Uma empresa eficaz gera bons produtos e serviços, resultando em lucros.

Os indicadores de eficácia impactam diretamente o consumidor final, pois estão relacionados com a qualidade, confiabilidade e pontualidade de entrega.

Com a análise dos indicadores, é possível estabelecer uma relação de causa e efeito, identificando os processos que diminuem o lucro ou aumentam as despesas. Além de medir resultados, é essencial que as empresas tenham metas de evolução e acompanhem mensalmente seus novos indicadores.

Resultados ruins apontarão diminuição de lucro para as companhias, e se você quiser aprender mais sobre indicadores e gestão de desempenho, acesse esse link. 

Quais são os hábitos de pessoas eficazes?

Pessoas que conseguem equilibrar eficiência e eficácia obtêm muito sucesso na sua carreira.

A revista Pequenas Empresas, Grandes Negócios citou os 7 hábitos das pessoas eficazes, e separamos, aqui, alguns deles:

Proatividade

Procurar o que fazer, ter ideias novas e ser propositivo ao invés de reativo. Essas são características-chaves para empreendedores e funcionários bem sucedidos.

Trace um objetivo e trabalhe todos os dias para alcança-lo, seja ele uma promoção, reconhecimento ou aumento de salário.

Foco

Sempre que você trabalhar com um objetivo em mente, estará prestando atenção em fazer a coisa certa. Faça o que é mais importante primeiro e não deixe que tarefas do dia a dia tirem da sua cabeça os seus objetivos.

É comum que tarefas urgentes apareçam, impedindo que você comece o dia por aquilo que é de maior valor, portanto administre bem essas tarefas.

Benefícios

Estabeleça relacionamentos em que todas as partes ganham, seja pessoal ou profissionalmente. Quando as pessoas estão contentes de se relacionar com você, todos saem na frente.

A cooperação em busca de objetivos comuns ao invés de competição demonstra integridade e maturidade da sua parte.

E é exatamente isso que as empresas buscam: profissionais com equilíbrio entre os dois conceitos, pois ambos trazem vantagens. De nada adianta alguém ser eficiente, mas que não traga resultados para a empresa, ou um funcionário que até alcança as metas, mas tem atraso de prazos, desperdício de tempo, etc.

Da mesma forma, as empresas devem buscar ser eficientes e eficazes ao mesmo tempo, para minimizar custos e maximizar lucros.

Gostou desse artigo?

Ficou com alguma dúvida sobre a diferença entre eficiência, eficácia e efetividade? Escreva pra gente pelos comentários e continue acompanhando o blog para ficar por dentro sobre os conceitos fundamentais da administração.

Como a eficiência e a eficácia se aplicam na qualidade?

O que é conceitos de eficiência e eficácia?

Qual a alternativa correta com relação aos conceitos de eficiência e eficácia?

Qual a importância da eficiência e eficácia?